Communicatie samenvoeging meldkamers uitgelijnd
De medewerkers van de meldkamers in Zuid-Holland Zuid en Rotterdam-Rijnmond kregen van allerlei kanten en op verschillende manieren informatie over de ontwikkelingen van de samenvoeging. Door de versnippering ontstonden ook verschillende beelden en onrust. Tijd om in te grijpen en daarom pakten Jan Hartman namens het project en Sharif Abdoel Wahid namens de meldkamers de handschoen op en riepen de werkgroep communicatie project/lijn in het leven. Met mooie resultaten tot nu toe.
Eenduidige informatie
Jan en Sharif zijn het met elkaar eens dat eenduidige informatie broodnodig is. Sharif: “de samenvoeging leeft enorm en dat zie je terug in de informatiebehoefte. Iedereen die wat te melden heeft, doet dit. Helaas zijn het ook vaak veronderstellingen die niet helemaal kloppen met de werkelijkheid. Hierdoor ontstaan veel verschillende beelden.”
Jan: “Die signalen bereikten ons ook via de klankbordgroep en werkgroep personeel. Omdat we als project en meldkamerorganisatie een gezamenlijk belang hebben, sloegen we met de werkgroep communicatie project/lijn een brug. De werkgroep bespreekt met elkaar de mogelijkheden om de communicatie te verbeteren en brengt advies uit.”
Werkgroep
De werkgroep onder voorzitterschap van Shandra van Steenwijk bestaat uit Sharif Abdoel Wahid, Ingrid Visser, Mandy den Outer, Bjorn Bakker en Theo van Son. Het belangrijkste wat het project tot nu toe heeft opgeleverd, is een proces om informatie eenduidig vanuit het project bij de medewerkers te krijgen. Sharif: “Alle communicatie vanuit het project komt bij mij en ik stem dit af met alle kolomhoofden. Zodra er groen licht is, koppel ik dit terug aan het project zodat zij kunnen communiceren.” Jan: “We maken hierbij veel gebruik van de schermen op de meldkamers, e-mail en de website www.k-lmo.nl als informatiekanaal. Hierop staat de juiste, gevalideerde informatie. Daarnaast hebben we nu Theo van Son in het project als fulltime communicatieadviseur die ons helpt met raad en daad.”
Verbeteringen
Nu heeft de evaluatie van de personeelsavonden de aandacht van de werkgroep en in de toekomst zullen nog veel communicatiezaken aan de orde komen. Jan: “De werkgroep blijft bestaan totdat het project klaar is. Daarna neemt de nieuwe meldkamerorganisatie stokje over.” Sharif is hier blij mee: “Deze manier van samenwerken is uitstekend. We maken steeds weer kleine stapjes richting de toekomst. Een toekomst waarin ik grote verbeteringen verwacht op communicatiegebied. In ieder geval meer interactie.”
"Het enthousiasme van de werkgroepleden om de communicatie van het samenvoegingsproces te verbeteren is een groot compliment waard. De werkgroep wil proactief blijven bijdragen aan effectieve communicatie die tot de verbeelding van medewerkers spreken. Communicatie is een onlosmakelijk onderdeel en verbindende factor in veranderprocessen.” (Shandra van Steenwijk, voorzitter)
"Als communicatieadviseur is het goud om in een team te zitten met collega's die midden in de organisatie staan. Ik heb zelden zulke korte lijnen meegemaakt. En de gedrevenheid spat er af. Ik ga altijd met een tas vol inspiratie terug naar het project." (Theo van Son, Communicatieadviseur)
"Het mooie van deze werkgroep is dat door de verschillende achtergronden van de leden wij allemaal vanuit andere invalshoeken nuttige en vooral bruikbare input aan de lijnmanagers kunnen geven. We gaan de diepte in op onderwerpen, we proberen ons te verplaatsen in de medewerkers en we trachten de behoefte van de mensen een plek te geven. De lijnmanagers weten ons te vinden en vooral wij hen! Er wordt naar ons geluisterd en hopelijk zal de medewerker onze invloed, direct of indirect, steeds meer gaan merken!" (Ingrid Visser, lid)